Жильцы

Раздел «Жильцы» используется для редактирования и добавления информации о собственниках, прописанных и проживающих жителях.

При открытии вкладки на экран выводится актуальный список жителей. Под списком расположена кнопка «Показать историю», при нажатии на которую Вы увидите архивную информацию о жителях, которые ранее проживали в данном помещении, либо являлись его собственниками.

В списке жителей приведены фамилия, имя и отчество, статус прописки и проживания, наличие собственности, членство в ТСЖ/ТСН/ЖСК, контактная информация (телефон и электронная почта), лицевой счет и признак «Ответственный» для тех собственников, на чье имя будут формироваться квитанции на оплату жилищно-коммунальных услуг.

Если квартира является коммунальной, список жителей будет сгруппирован по семьям с указанием доли собственности и ФИО ответственного собственника, совместно с которыми проживают члены семьи.

Добавление жителей производится двумя способами:

• Добавление всех жителей поименно (как ответственного собственника, так и совместно проживающих). Данный способ будем называть «Подробный».
• Добавление всех данных только об ответственном собственнике, а совместно проживающих в виде количества (без указания каких либо данных, в том числе фамилии, имени и отчества). Данный способ будем называть «Быстрый».

Добавление жителя (подробный способ добавления)

Нажмите кнопку «Добавить жильца». На экран будет выведено окно с полями редактирования. Минимальный объем данных, которые необходимо внести для сохранения жителя – фамилия (или наименование для юридического лица) и дату начала учета. Для сохранения жителя нажмите кнопку «Сохранить». После сохранения новый житель будет добавлен в список.

Добавление списка жителей с условными именами (быстрый способ добавления)

Нажмите кнопку «Добавить список жителей». На экран будет выведено окно, в котором Вам предложено ввести количество жителей, которые будут добавлены (не включая уже добавленных ранее), с какой даты они будут добавлены и с каким статусом прописки и проживания.

Указанное количество жителей будет добавлено со следующими параметрами:

• фамилия, имя и отчество будут заданы условными в виде «Житель №XXX»;
• признаки «Собственник» и «Ответственный» будут сняты;
• дата начала учета – в соответствии с установленной датой;
• статус прописки и проживания – в соответствии с установленными значениями.

В дальнейшем Вы сможете отредактировать добавленных жителей, добавив или изменив любые параметры.

Для того, чтобы добавить или отредактировать информацию о жителе, вам нужно зайти в карточку жителя, нажав на его ФИО, далее нажать на кнопку «Редактировать». Перед вами откроется окно с различными вкладками. Здесь заполните следующие разделы:

1. Раздел «Основная информация». Обратите внимание на следующие особенности:
   • При смене значения поля «Вид собственника» с физического лица на юридическое лицо изменяется и перечень разделов в левой части окна. Например, для юридического лица Вы не сможете заполнить разделы «Паспортный стол», «Лист заселения».
   • Поле «Дата начала учета» для собственника должна быть равна датой получения собственности, а для не собственника – датой прибытия (заселения). Обратите внимание, что, если дата начала учета не совпадает с началом месяца, то в начислении за соответствующий месяц все жилищные и коммунальные услуги будут рассчитаны пропорционально дням, начиная с даты начала учета.
   • Поле «Дата окончания учета» для собственника должна быть равной датой прекращения права собственности, а для не собственника – датой выбытия (выселения).
   • Поле «Адрес доставки квитанций» заполняется информационно и может быть выведен на бланк квитанции. Данный функционал может быть очень полезным, например, в случае с парковочными местами, владелец или арендатор которого фактически проживает в определенной квартире, куда и следует доставлять квитанцию на оплату услуг.
   • В коммунальных квартирах у не ответственных собственников Вам также необходимо указать совместно, с каким ответственным собственником проживает создаваемый житель. У ответственного собственника в коммунальных квартирах необходимо выбрать комнаты, собственником которых он является.
2. Раздел «Физическое лицо» (только для соответствующего вида собственника из раздела «Основная информация»). Обратите внимание на следующие особенности:
   • Поле «Фамилия» является обязательным для заполнения. Поля «Имя» и «Отчество», а также прочие поля данного раздела могут быть пустыми.
   • При первом сохранении жителя значение доли собственности будет сохранено с даты начала учета.
   • Если Вы установите галочку «Льготник», то в дальнейшем (в режиме редактирования жителя) у Вас будет возможность указать льготную категорию.
   • Для заполнения данных о телефонах введите категорию номера (рабочий/домашний/мобильный/факс), код и номер. Также Вы можете внести добавочный номер (при наличии). Для добавления номера телефона в список нажмите кнопку с изображением галочки. Таким образом, у Вас есть возможность ввести несколько номеров телефонов.

   Мы рекомендуем заполнять контактные данные жителя (№ телефона и электронную почту), так как в этом случае АПК «Система С-300» в автоматическом режиме сможет осуществлять обзвон должников, информационные рассылки по СМС и электронной почте. Ручное подключение личного кабинета жителя осуществляется только при наличии электронной почты.

3. Раздел «Юридические лица» (только для соответствующего вида собственника из раздела «Основная информация»). Обратите внимание на следующие особенности:
   • При первом сохранении юридического лица значение доли собственности будет сохранено с даты начала учета.

• Для заполнения данных о телефонах введите категорию номера (рабочий/домашний/мобильный/факс), код и номер. Также Вы можете внести добавочный номер (при наличии). Для добавления номера телефона в список нажмите кнопку с изображением галочки. Таким образом, у Вас есть возможность ввести несколько номеров телефонов.
• Мы рекомендуем заполнять контактные данные юридического лица (№ телефона и электронную почту), так как в этом случае АПК «Система С-300» в автоматическом режиме сможет осуществлять обзвон должников, информационные рассылки по СМС и электронной почте. Ручное подключение личного кабинета жителя осуществляется только при наличии электронной почты.

4. Раздел «Собственность». В данном разделе у Вас есть возможность внести данные свидетельства о праве собственности, а также прикрепить сканированную копию документа. Установка галочки «Ответственный» означает, что имя данного собственника будет выпускаться квитанция на оплату услуг.
5. Раздел «Паспортный стол» (только для физических лиц). В данном разделе Вы можете указать данные, необходимые для выдачи различных справок. Обратите внимание на следующие особенности:
   • В поле «Место рождения» Вы можете выбрать населенный пункт из действующего на текущий момент официального справочника ФИАС, либо внести наименование вручную.

• В разделе «Родственные отношения» перечислены совместно проживающие жители. В левой части строки необходимо указать, кем создаваемый житель является для совместно проживающего, а в правой части кем совместно проживающий является для создаваемого. Там где это возможно АПК «Система С-300» автоматически подскажет соответствие родственных связей.

6. Раздел «Документы». В данном разделе Вы можете прикрепить сканированные копии документов, таких как свидетельство о праве собственности и заявление на личный кабинет. Также Вы можете внести в данном разделе информацию по всем необходимым договорам (аренды, управления, поставки различных коммунальных ресурсов), информация по которым могут быть выведены в квитанцию на оплату услуг.
7. Раздел «Лист заселения» (только для физических лиц). В данном разделе Вы можете занести информацию о прописке и проживании создаваемого жителя:
   • Занесение информации о прописке и проживании осуществляются в двух разных таблицах, имеющих соответствующее наименование.
   • Редактирование истории прописки и проживания производится аналогичным образом. Для существующих строк Вы можете изменять начальную и конечные даты. Если редактируемая строка имеет только начальную дату, то нажатие кнопки с изображением галочки добавит в текущую строку значение конечной даты из соответствующего поля. Если же строка имеет и начальную, и конечную дату, нажатие на кнопку с изображением галочки добавить новую строку с значением начальной даты из соответствующего поля.
   • Для таблицы прописки Вы можете в каждой из строк истории установить галочку «Временно».
   • Таким образом, комбинируя значения дат в полях соответствующих таблиц, Вы сможете описать любое состояние жителя:

• прописан (временно или постоянно) и проживает;
• не прописан, но проживает;
• прописан, но не проживает;
• не прописан и не проживает

и т. п.

Под таблицами статусов прописки и проживания может отображать список старых собственников (у которых установлена дата окончания учета). В этом списке Вы сможете активировать наследование задолженности. Обращаем Ваше внимание, что по умолчанию наследование задолженности отключено, то есть новый собственник не имеет задолженности, даже если у старого собственника она была.

Для сохранения изменений нажмите на кнопку «Сохранить».

Рядом с пиктограммой жителя расположено значение доли собственности. Для того, чтобы изменить долю собственности, необходимо нажать на кнопку «Смена собственника» После нажатия на экран будет выведена форма, позволяющая ввести изменение значения и дату, когда произошло данное изменение.

В открывшемся окне введите:

• дату изменения *;
• второго участника (от которого перешла доля или кому) и его данные (ели ранее не добавлен);
• новое значение доли или изменение в зависимости от выбранного выше параметра *;

*-отмечены обязательные для заполнения поля.

После того, как вся необходимая информация заполнена, необходимо перейти к статусам жильцов, для этого нажмите на кнопку «Вперед». Для сохранения изменений нажмите кнопку «Сохранить». Введенное значение будет добавлено в список и сохранено.

Предоставление доступа в личный кабинет

Если у жителя введена электронная почта, то под пиктограммой жителя в карточке жителя будет видна кнопка «Предоставить доступ в личный кабинет» (в случае, если доступ еще не предоставлялся или был ранее приостановлен), либо «Отключить кабинет» (в случае, если доступ в настоящее время предоставлен).

При нажатии на кнопку «Предоставить доступ в личный кабинет» жителю будет направлено электронное письмо со ссылкой на активацию. Для активации жителю будет необходимо с двух попыток правильно ввести номер своей квартиры, после чего на его электронную почту придет второе письмо с именем пользователя и паролем.

При нажатии на кнопку «Отключить кабинет» жителю направляется уведомление о приостановке доступа.

Перенос ЛС

У Вас есть возможность перенести начисления или оплаты с одного лицевого счета на другой (например, при смене собственника).

Для этого перейдите в карточку жителя, нажав на его ФИО, далее нажмите на кнопку «Перенос ЛС». Начисления и оплаты можно переносить раздельно. Для этого в разделе начисления выберите начальный период (месяц и год), начиная с которых будут перенесены начисления и нажмите кнопку «Перенести». Аналогично переносятся оплаты, но, в отличие от начислений, оплаты переносятся с даты, а не с периода.

Внимание! Для изменения ответственного лица вместе с переносом доли собственности необходимо обязательно добавлять галочку «Ответственный» во вкладке «Собственность» в окне редактирования жителя.

Получение квитанций

Под блоком «Контактная информация» располагаются две отметки:

• получает ли житель бумажные квитанции;
• получает ли житель электронные квитанции (в telegram-боте / в мобильном приложении или на e-mail)

Отметки являются индикаторами:

• зелёный лист - получает бумажные квитанции / красный лист - не получает бумажные квитанции;
• зелёный конверт- получает электронные квитанции / красный конверт - не получает электронные квитанции.

Эти отметки также являются кнопками – при нажатии на любую из них открывается окно «Получение квитанций». Окно содержит галочку «Отключить получение бумажных квитанций»

Когда у жителя включена настройка «Не получать бумажные квитанции», то при печати его квитанции можно исключить из очереди на печать.

ВАЖНО: у жителя обязательно должен быть подключен хотя бы один тип квитанций (бумажные или электронные). Вы не можете отключить получение бумажных квитанций у жителей, которые не получают квитанции никаким другим образом.

Настройка проставляется отдельно для каждого помещения. То есть житель может отказаться от бумажных квитанций по одному адресу, но продолжать получать бумажные квитанции по другому адресу.