Документы оплат

1. Основные термины и определения

Реестр – файлы различных типов (текстовые, в формате Excel и т. д.), созданные кредитными учреждениями и платежными агентами и содержащие подробную информацию о платежах в течение операционного дня. Обычно электронный реестр прикладывается как расшифровка к платежному поручению.
Платежное поручение – документ, сопровождающий перевод денежных средств с расчетного счета кредитного учреждения или плательщика в пользу получателя платежа (управляющей компании/ТСЖ/ЖСК).
Приходный кассовый ордер – документ, сопровождающий прием денежных средств от жителей через кассу организации.

2. Список документов оплат

Список документов оплат доступен из пункта «Оплаты» главного меню программы. По умолчанию список документов открывается за последний календарный месяц, отсортированный в обратном порядке, т. е. вверху списка находятся последние документы.

В верхней части списка документов расположен фильтр. Нажмите на «Фильтр», введите интересующие Вас параметры (интервал дат, тип документов, банк плательщика, расчетные счета) и нажмите кнопку «Сформировать».

Обратите внимание, что рядом с кнопкой «Сформировать» есть выпадающее меню, в котором можно указать дополнительные условия отображения:

Выгрузить в Excel – отфильтрованный список документов будет выгружен в формат Microsoft Excel. Для каждого документа будет сделана расшифровка, какие именно оплаты в него входят. Внизу отчета будет выполнена группировка по адресам с указанием итоговых поступлений.
Сформировать только сверенные – на экран будет выведен отфильтрованный список из тех документов оплат, которые фактически поступили на расчетный счет организации. Фактическое поступление на расчетный счет организации определяется на основании произведенной автоматизированной сверки с банковской выпиской. Данная операция подробно описана в соответствующем разделе справочного руководства.
Сформировать только несверенные - на экран будет выведен отфильтрованный список документов оплат, информация о которых поступила, но фактически деньги на расчетный счет Вашей организации не переведены. Данная информация также определяется на основании произведенной автоматизированной сверки с банковской выпиской.
Сформировать только плохие строки – на экран будет выведен отфильтрованный список документов оплат, содержащих «плохие» строки. Подробнее о «плохих» строках читайте в разделе «Занесение оплаты через электронные реестры».

3. Создание документа оплаты

Документ оплат можно создать вручную: для этого сначала необходимо создать документ.

Укажите:

дату поступления на расчетный счет *
номер документа
тип документа (Реестр/Платежное поручение/Приходный кассовый ордер) *
расчетный счет, на который поступили денежные средства
размер комиссии банка (по умолчанию 0, но для определенных банков может быть задан в соответствии с договором на прием денежных средств от населения) *
перерасчет комиссии и месяц пересчета
банк плательщика
комментарий

* отмечены поля, обязательные для заполнения.

После того, как Вы занесли данные, нажмите кнопку «Сохранить». Документ сохранится с введенными параметрами и у Вас появится возможность добавлять оплаты.

4. Добавление платежей

Добавление оплаты возможно следующими способами:

По адресу. Для добавления оплаты Вам будет необходимо указать полный адрес: город, улицу, дом, квартиру и лицевой счет плательщика. В этом же окне Вы можете найти лицевой счет по номеру. Для этого нажмите на строку «Найти лицевой счет», введите номер и нажмите кнопку «Поиск ЛС». АПК «Система С-300» найдет лицевой счет и автоматически заполнит поля с адресом.
По штрих-коду. В этом режиме у Вас есть возможность считать линейный штрих-код с квитанции и далее АПК «Система С-300» автоматически выполнит поиск лицевого счета.

В обоих вариантах Вам также будет необходимо ввести дату фактической оплаты (которая может отличаться от даты поступления на расчетный счет), период оплаты (месяц и год), сумму и направление платежа.

Обращаем Ваше внимание, что, в зависимости от периода оплаты, АПК «Система С-300» автоматически подставит сумму начисления из квитанции. Тем не менее, у Вас есть возможность вручную откорректировать сумму.

После того, как Вы заполнили все необходимые поля, нажмите кнопку «Добавить». Платеж будет сохранен и отображен в верхней строке списка.

5. Редактирование платежей

Некоторые параметры оплаты можно отредактировать прямо из списка, а именно:

Фактическую дату платежа
Период оплаты
Сумму оплаты

Для изменения любого из этих параметров нажмите один раз левой кнопкой мыши на соответствующую ячейку. Параметр станет доступным для редактирования и сохранится при выходе из ячейки.

Обращаем Ваше внимание, что изменить лицевой счет или направление нельзя. Для этого Вам придется удалить ошибочную строку и добавить новую оплату с правильными параметрами.

6. Удаление/восстановление платежей

Для удаления оплаты нажмите на кнопку «Удалить» напротив соответсвующей оплаты.

Обратите внимание, что удаленная оплата отображается внизу окна, под списком оплат. Напротив удаленной оплаты есть кнопка «Восстановить» для восстановления оплаты.

7. Занесение оплаты через электронные реестры

Все оплаты, информация о которых поступила в виде электронных реестров, совместимых с программным комплексом, обрабатываются в автоматическом режиме и разносятся на лицевые счета.

В данном режиме информация об оплате обрабатывается сразу после поступления от кредитного учреждения или платежного агента.

Поскольку реестры формируются и обрабатываются автоматически, для данного процесса специально создан инструмент, позволяющий обрабатывать ошибки и сообщать о них бухгалтеру, работающему с поступлениями на расчетный счет.

Этот инструмент - «плохие» строки и «невыясненные платежи».

Любая строка реестра представляет из себя информацию о платеже: лицевой счет, адрес плательщика, период оплаты, сумму оплаты.

«Плохими» строками называются платежи, у которых не найден лицевой счет, либо невозможно однозначно определить один из вышеописанных параметров. Данная ошибка может быть сделана как жителем (например, не указан месяц или год платежа), так и операционистом банка (например, опечатка в лицевом счете).

Реестр, содержащий «плохие» строки, будет подсвечен в списке документов оплат красным цветом.

Внутри документа оплат «плохие» строки расположены в самом низу, под списком платежей. Обратите внимание, что Вам доступна информация о содержании «плохой» строки, а в правой части расположена кнопка «Разобрать», нажав на которую, Вы сможете вручную указать все параметры оплаты, преобразовав таким образом «плохую» строку в обычный платеж.

Документ оплаты, в котором ранее были плохие строки, но на текущий момент все они разобраны, подсвечивается зеленым цветом.

Если «плохая» строка не содержит информации об адресе плательщика, а содержит только лицевой счет, который не удалось найти, такая строка автоматически разбирается и относится к «невыясненному» платежу. Это специальный лицевой счет, на котором аккумулируются все платежи, которые невозможно однозначно идентифицировать. В дальнейшем у Вас есть возможность найти такой платеж по любому из параметров (дата, сумма, банк и т. п.) и уточнить, к какому именно лицевому счету относится данная оплата. Для идентификации платежа необходимо указать полный адрес: город, улицу, дом и квартиру.

8. Скачивание оригинального файла реестра

Обратите внимание, что в случае, когда документ оплаты создан на основании электронного реестра, у Вас есть возможность скачать оригинальный файл реестра, поступивший от кредитного учреждения или платежного агента, нажав на кнопку «Скачать реестр» в верхней части документа оплат.

Внимание! В соответствии с п.2 ст. 155 ЖК РФ плата за жилое помещение и коммунальные услуги вносится на основании платежных документов, представленных не позднее первого числа месяца, следующего за истекшим месяцем, если иной срок не установлен договором управления многоквартирным домом либо решением общего собрания членов товарищества собственников жилья, жилищного кооператива или иного специализированного потребительского кооператива.
В платежном документе (счете-квитанции) для оплаты жилищно-коммунальных услуг должно быть указание на оплачиваемый месяц, в соответствии с п.п. В п. 69 Постановления Правительства РФ от 06.05.2011 N 354 “О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов» Оплачивая выставленный платежный документ, плательщик по факту исполняет обязательства в соответствии с п.1 ст. 155 ЖК РФ.
При этом стоит отметить, что расчетным периодом за оказанные жилищные услуги и коммунальные ресурсы является месяц, в силу всей массы гражданско-правовых и жилищных норм, содержащихся в источниках гражданского и жилищного права.
Таким образом, при осуществлении платежа формулируются определенные требования к учету перечисленных денежных средств, в том числе указывается период, за который производится оплата. То есть, если плательщик указал месяц, за который произведена оплата, платеж должен быть учтен именно за указанный им период.
В случае, когда сумма платежа (или нескольких платежей) превышает сумму начисленную за указанный при оплате период, излишек распределяется на погашение предыдущей задолженности, начиная с самой ранней. Данное распределение называется “Офсет” и служит для правильного расчета пени.
При погашении задолженности платеж расщепляется по статьям пропорционально начислению в квитанции за соответствующий период. Пени гасятся в последнюю очередь.
Если вся имеющаяся задолженность погашена и на лицевом счете образовался аванс (переплата), его уменьшение осуществляется по мере выпуска новых квитанций.